Audyt Procesów i Potencjału Automatyzacji

1 Dane firmy

Podstawowe informacje, które pomogą nam dobrać kontekst i przykłady z Waszej branży.

Nazwa firmy

Branża

Wielkość zespołu

Osoba wypełniająca (imię, nazwisko, rola)

E-mail kontaktowy

Telefon (opcjonalnie)

Czym zajmuje się firma? (krótki opis działalności)

2 Codzienne procesy i zadania

Chcemy zrozumieć, na co realnie idzie czas zespołu każdego dnia.

Inne czasochłonne zadania

Które zadania zajmują najwięcej czasu i kto je wykonuje?

Jak bardzo te zadania są powtarzalne / przewidywalne?

Każdy przypadek innyZawsze ten sam schemat

Ile godzin tygodniowo zespół poświęca łącznie na te zadania?

3 Narzędzia i systemy

Sprawdzamy, z czego korzystacie dziś i jak dobrze te narzędzia współpracują.

Z jakich narzędzi korzystacie na co dzień?

CRM / system sprzedażowy Poczta e-mail i kalendarz Komunikator zespołowy (Slack, Teams) Księgowość / fakturowanie Zarządzanie projektami / zadaniami Platforma e-commerce / sklep online Media społecznościowe / marketing Arkusze kalkulacyjne (Excel/Sheets)

Inne narzędzia

Czy narzędzia są zintegrowane, czy dane trzeba przepisywać ręcznie?

Tak, dobrze zintegrowane Częściowo Nie — ręcznie

Czy korzystacie już z jakichkolwiek automatyzacji?

4 Bóle i wąskie gardła

Tu szukamy miejsc, gdzie proces "się sypie" — zwykle pierwsze miejsca dla automatyzacji.

Co najbardziej frustruje Was / zespół w codziennej pracy?

Gdzie najczęściej tracicie czas, pieniądze lub klientów?

Czy ważne informacje "gubią się" między ludźmi / systemami?

Często Czasami Rzadko Prawie nigdy

5 Pytania dopasowane do Waszej branży

Ta sekcja zmienia się w zależności od wybranej branży (krok 1).

Wybierz branżę w sekcji 1, aby zobaczyć dopasowane pytania.

Usługi profesjonalne

Jak wygląda proces pozyskiwania i onboardingu nowego klienta?

Jak planujecie i przypominacie o spotkaniach / konsultacjach?

Jak wygląda raportowanie czasu pracy i rozliczanie projektów?

E-commerce

Jak wygląda obsługa zamówienia od złożenia do wysyłki?

Jak zarządzacie stanami magazynowymi i dostępnością?

Jak wygląda obsługa zwrotów i reklamacji?

Jak komunikujecie się z klientami (potwierdzenia, statusy, follow-up)?

Ochrona zdrowia

Jak wygląda rejestracja pacjentów i przypominanie o wizytach?

Jak prowadzona jest dokumentacja i obieg informacji między personelem?

Które wymogi formalne (RODO, sprawozdawczość) generują najwięcej pracy?

Nieruchomości

Jak zarządzacie bazą leadów i ich statusem?

Jak wygląda przygotowanie, publikacja i aktualizacja ofert?

Jak wyglądają follow-upy z niezdecydowanymi klientami?

Edukacja

Jak wygląda proces zapisów uczestników / kursantów?

Jak komunikujecie się z uczestnikami / rodzicami?

Jak wygląda ocenianie, raportowanie wyników i dokumentowanie postępów?

Produkcja

Jak planujecie produkcję i zarządzacie zleceniami?

Jak monitorujecie stany magazynowe surowców i wyrobów?

Jak wygląda kontrola jakości i raportowanie z produkcji?

Inne

Opisz najważniejsze procesy specyficzne dla Waszej branży, które chcielibyście usprawnić.

6 Cele i priorytety

Pomoże nam to ustawić kolejność działań — od tego, co da najszybszy efekt.

Co chcielibyście osiągnąć dzięki automatyzacji w ciągu 6–12 miesięcy?

Które obszary są priorytetowe?

Oszczędność czasu zespołu Redukcja kosztów operacyjnych Mniej błędów / wyższa jakość Szybsza obsługa klienta Lepsza jakość danych i raportów Skalowanie bez powiększania zespołu

Jaki budżet rozważacie na wdrożenie automatyzacji?

Jak bardzo zespół jest otwarty na nowe narzędzia i zmiany?

Wolimy obecne metodyChętnie wdrożymy nowe

7 Podsumowanie i zgoda

Ostatni krok — jeśli jest coś jeszcze, tu jest na to miejsce.

Czy jest coś jeszcze, o czym powinniśmy wiedzieć?